Hinweis
Nutzergruppen können in MEMOIO mannigfaltig eingesetzt werden.
- Unterhaltungen sollen nicht nur für die direkt beteiligten Gesprächspartner auffindbar sein, sondern für einen erweiterten Nutzerkreis. Beispielsweise sollen etwa alle Support-Mitarbeiter auf alle Support-Unterhaltungen zugreifen können, um sich bei der Bearbeitung von Kundenanfragen von früheren Gesprächen inspirieren zu lassen. Hierfür können Archivgruppen verwendet werden, in welche Unterhaltungen zentral für mehrere Nutzer abgelegt werden.
- Über Broadcasts soll ein regelmäßiger Newsletter an die ganze Mitarbeiterschaft oder einzelne Abteilungen verschickt werden.
- Die Nutzung von manchen Funktionalitäten soll über Frameworks eingeschränkt werden, sodass nur Teile der Belegschaft Zugriff haben.
- Eigene Widgets, also etwa eigene Startseitenelemente oder eigene Optionen in Kontextmenüs, sollen nur für manche Mitarbeiter eingerichtet werden. Beispielsweise soll nur bei Vertriebsmitarbeitern direkt ein Link zum CRM-System angezeigt werden.
- Bestimmte Tags sollen nur für manche Mitarbeiter zu setzen oder zu entfernen sein. Beispielsweise sollen Tags, die den Bearbeitungsstand einer Reklamation abbilden, nur durch Supportmitarbeiter verändert werden können.
- Bestimmte Ordner sollen nur einem eingeschränkten Nutzerkreis angezeigt werden. Etwa sollen nur Vertriebsmitarbeiter in der Nutzeroberfläche den Ordner sehen können, in dem Unterhaltungen zu neuen Leads gesammelt werden.
Bevor eine Nutzergruppe befüllt und verwendet werden kann, muss diese zunächst eingerichtet werden. Dies geschieht in der Verwaltungsoberfläche auf der Unterseite für Gruppen. Bestehende Gruppen können dort durch Klick auf die entsprechende Kachel bearbeitet werden. Ebenso kann eine neue Gruppe angelegt werden.
Übersicht der Gruppen
Detailansicht einer Gruppe
Gruppen haben einen Namen, der insbesondere in der Nutzeroberfläche angezeigt wird. Aus diesem Namen wird ein technischer Name abgeleitet, der leichter zu tippen ist und etwa bei Suchanfragen oder Befehlen Verwendung findet. Dieser technische Name kann auch manuell gesetzt werden.
Daneben verfügt jede Gruppe insbesondere über zwei Ja/Nein-Einstellungen:
- Steht das Feld „Archivgruppe“ auf „Ja“, dann kann die Gruppe als gemeinsames Archiv genutzt werden, in welches Unterhaltungen abgelegt werden können. Alle Mitglieder einer solchen Gruppe können die Unterhaltung dann auffinden.
- Steht das Feld „Standardgruppe“ auf „Ja“, dann werden automatisch alle Nutzer des Unternehmens in die Gruppe aufgenommen. Es bietet sich erfahrungsgemäß an, für das Unternehmen eine gemeinsame solche Standardgruppe anzulegen, die vom System automatisch gepflegt wird.
Wenn eine Gruppe nicht als Standardgruppe geführt wird, dann müssen Nutzer explizit hinzugefügt werden. Dies kann für einzelne Anwender über das jeweilige Nutzerprofil erfolgen. Auf der über das Menü zugänglichen entsprechenden Seite können die gewünschten Gruppen angehakt werden. Insbesondere können so Nutzer aus Gruppen auch wieder entfernt werden.
Gruppenzuordnung im Profil eines Nutzers
Ist für das Unternehmen ein externer Unternehmenslogin eingerichtet, etwa via SAML, dann kann die Gruppenzugehörigkeit der Nutzer auf diesem Weg synchronisiert werden. Auf diese Weise kann eine bereits bestehende Organisation nach MEMOIO übertragen werden, und die Pflege einer Parallelstruktur wird vermieden.