Hinweis
Ist die Unterhaltung aus Sicht eines Teilnehmers abgeschlossen, so kann diese archiviert werden. Dies kann entweder in der Nutzeroberfläche durch Klick auf das entsprechende Icon in der Kopfzeile einer Unterhaltung passieren, oder durch den Befehl /archive, der direkt unten im Chat-Fenster eingegeben wird.
Archivierungsbutton in der Kopfzeile einer Unterhaltung
Wenn ein anderer Teilnehmer archiviert, informiert das System über diesen Schritt im Chat. Diese Nachricht enthält einen Link, über den dann ebenso archiviert werden kann.
Systemnachricht im Chat nach Archivierung
Sobald archiviert wurde, verschwindet die Unterhaltung aus der Unterhaltungsliste. Sie ist jedoch weiter über den Ordner „Archiviert“ oder über die Suche auffindbar. Der direkte Link zur Unterhaltung, der etwa über die Methode „Link teilen“ abgerufen werden kann, bleibt weiter gültig.
Die Archivierung einer Unterhaltung ist zunächst nur vorläufig. Durch Eingabe einer neuen Nachricht kann die Unterhaltung für alle Teilnehmer in vollem Umfang reaktiviert werden.
100 Tage nach der letzten Aktivität erfolgt dann die endgültige Archivierung. Derartig abschließend archivierte Unterhaltungen können weiter gefunden, aber nicht mehr reaktiviert oder geändert werden. In der Nutzeroberfläche wird bei solchen Unterhaltungen eine Warnung eingeblendet und die Chat-Eingabe entfernt.
Standardmäßig können Unterhaltungen nur von den Anwendern gefunden werden, die direkt als Gesprächspartner beteiligt sind. Unter Umständen ist es jedoch sinnvoll, dass auch andere Anwender die Unterhaltung finden können. Beispielsweise ist es praktisch, wenn Support-Mitarbeiter auch frühere Support-Unterhaltungen suchen und einsehen können.
Hierfür bietet MEMOIO das Konzept der Archivgruppen. Dazu muss eine Gruppe von Anwendern angelegt und als Archivgruppe markiert werden. Sobald mindestens eine solche Gruppe zur Verfügung steht, fragt MEMOIO vor dem Archivieren nach, ob die Unterhaltung einer Gruppe zugeordnet werden soll. Wird hierbei eine Gruppe gewählt, dann können alle dortigen Anwender die Unterhaltung finden. Alternativ kann privat archiviert werden, wie zuvor.
Gruppenauswahl beim Archivieren
Bei der Archivierung mittels Befehl kann die Gruppe direkt angegeben werden. Hier wird der technische Name der Gruppe verwendet. Hat man etwa standard als technischen Namen einer Gruppe gewählt, so würde man mit Befehl /archive standard in diese Gruppe archivieren. Mittels Befehl /archive - wird privat archiviert.
Wird die Zuordnung zu einer Gruppe gewünscht, so kann dies bereits vor der Archivierung geschehen. Dazu dient der Befehl /group, der als Parameter den Namen der Gruppe akzeptiert. Im vorherigen Beispiel würde also der Befehl /group standard verwendet werden. Anschließend können Gruppenmitglieder die Unterhaltung direkt finden und müssen nicht erst auf die Archivierung warten.
Sobald die Unterhaltung einer Gruppe zugeordnet ist, erscheint ein blauer Chip in der Seitenleiste. Dieser kann angeklickt werden, um eine Suche nach allen Unterhaltungen in dieser Gruppe auszulösen. Liegt also eine Unterhaltung in der Beispiel-Gruppe „Standard“, dann löst der Klick eine Suche nach dem Term in:standard aus.
Unterhaltungsdetails mit blauem Gruppen-Chip
Auch Tags können eine Archivgruppe implizieren. In diesem Fall würde der Befehl /tag neben dem eigentlichen Tag auch gleich die entsprechende Archivgruppe eintragen.
Chats sind Unterhaltungen ohne konkretes Thema, deren Nachrichten nach 30 Tagen automatisch gelöscht werden. Für solche flüchtigen Unterhaltungen ist keine Archivierung vorgesehen, sodass keine Gruppenzuordnung vorgenommen werden kann. Bei der Archivierung wird der Chat lediglich aus der Unterhaltungsliste ausgeblendet.
Vertrauliche Unterhaltungen stehen nur den direkten Gesprächsteilnehmern zur Verfügung, selbst wenn der Link geteilt wird. Diese Unterhaltungen werden zwar für die einzelnen Teilnehmer archiviert, eine Gruppenzuordnung ist aber nicht möglich.
Für die Suche nach archivierten Unterhaltungen stehen spezielle Suchterme zur Verfügung.
- is:archived — Suche nach vorläufig und endgültig archivierten Unterhaltungen.
- is:finally-archived — Suche nur nach endgültig archivierten Unterhaltungen.
- in:<gruppe> — Suche nach aktiven oder archivierten Unterhaltungen, die der bezeichneten Gruppe zugeordnet sind. Einzufügen ist der technische Name der Gruppe.